Tagespflegebörsen nutzen alle Möglichkeiten, Verwaltungsvorgänge effizient zu gestalten. Das PC-Programm tapfboer 3.0 erlaubt eine nahezu vollständige EDV-Aktenführung. Lediglich eingehende Schreiben und abgehängte Steckbriefe mit der Datenschutzerklärung müssen noch in geeigneter Weise abgeheftet werden (z.B. alphabetisch in einem Ordner).

Die "klassische" Akte hat in allen Tagespflegebörsen ausgedient. Die meisten Börsen sind inzwischen dazu übergegangen, keine Papierakte mehr zu führen (z.B. Hamburg-Wandsbek, -Altona) oder haben sie erst gar nicht eingeführt (z.B. Nürnberg, Bitburg-Prüm/Daun). Ämter tun sich mit diesem Schritt schwer. Die Probleme sind mehr emotionaler und psychosozialer als verwaltungstechnischer Art. Gelegentlich spielt auch ein Mißtrauen in die Speicherfähigkeiten der Elektronik eine Rolle. In Hamburg-Wandsbek wurden eine Zeit lang die EDV-Akten systematisch ausgedruckt, um eine gewisse Sicherheit zu haben und bei Mangel an PC-Zugriff noch Nachschlagen zu können. Aber auch diese wurden – entgegen allen Erwartungen sogar nach Ende der Projektlaufzeit – doch noch abgeschafft.

Problematisch gestalten sich in der Regel die Übergänge. Eine elektronische Akte in der Tagespflegebörse zu führen, ist kein nennenswerter Aufwand. Hunderte von Fällen jedoch von alten Karteikarten und Akten in den PC zu übertragen, ist eine große logistische Schwierigkeit. Erst wenn die laufenden Fälle alle im PC erfaßt sind, macht sich die Arbeitserleichterung bemerkbar.

Wenn man sich darauf konzentriert, tatsächlich nur die laufenden Fälle zu übertragen, abgeschlossene Fälle ignoriert sowie Tagesmütter, die gerade kein Tageskind haben, ebenfalls erst aufnimmt, wenn man von ihnen einen Steckbrief erhält, wird die Aufgabe etwas überschaubarer. In jedem Fall ist die Übergangszeit so knapp wie irgend möglich zu halten. Das Pendeln zwischen Papier und EDV führt vorübergehend zu einer deutlich höheren Arbeitsbelastung als die Arbeit mit Papierakten.

Elektronische Aktenführung bedingt einen störungsfreien Zugriff auf die Daten. In Börsen mit mehreren MitarbeiterInnen wird man mit einem PC nicht auskommen. Es müssen soviele PCs vorhanden sein, wie Leute parallel arbeiten. Gibt es mehrere PCs, dann sind diese unbedingt zu vernetzen. Nicht vernetzte Einzelplatz-PCs sind weniger als eine Notlösung. Es sollte dann sogar überlegt werden, ob überhaupt mit PC gearbeitet wird, solange kein Netzwerk vorhanden ist. Mehrere Einzelplätze schränken die Funktionalität ein, verunmöglichen eine effiziente Aktenführung und bedingen enorme Fehlerquellen.

An der Leistungsfähigkeit der Rechner sollte ebensowenig gespart werden wie am Drucker. Um Funktionalitäten zu nutzen, die sich aus der elektronischen Aktenführung ergeben (z.B. schnelles, individuelles Anschreiben von Hunderten von Personen) sollte ein schnelles und robustes Gerät vorhanden sein. Jeden Arbeitsplatz mit einem Drucker auszustatten ist nur nötig, wenn die Wege sehr lang sind. Der Großteil der "Aktenarbeit" ist ohne Ausdruck möglich. Die optimale Lösung kann ein kleiner Tintenstrahldrucker an jedem Arbeitsplatz sein, kombiniert mit einem leistungsstarken Laserdrucker im zentralen Börsenraum.

Ein Ein-Personen-Börsenbetrieb kann optimalerweise mit einem Notebook statt einem stationären PC arbeiten. In diesem Fall wird die "mobile Tagespflegebörse" möglich, die gegenwärtig in den Landkreisen Bad Dürkheim (mit drei wechselnden Standorten) und Bitburg-Prüm/Daun (mit ebenfalls drei wechselnden Standorten) realisiert wird.