Abrechnungsverfahren

Vier Abschlagszahlungen im Laufe des Jahres finanzierten den laufenden Betrieb der Modelleinrichtungen. Am Jahresende war - in Papier- oder in Datei-Form - eine anonymisierte Liste der Kinder und deren Buchungsstatus im Jahresverlauf vorzulegen. Der weitaus größte Teil der Kita-Träger griff zu der Abrechnungsdatei im MS-Excel97-Format, die Zuschusshöhe und Analysedaten mit der Eingabe der Kinder automatisch berechnet. Um einem Missbrauch vorzubeugen, sollten Abrechnungen zukünftig nach einem transparenten Stichprobenverfahren geprüft werden.

 

Alle Abrechnungsschritte im Jahresverlauf

Im Modellprojekt wurde bezüglich der Abrechnung folgendermaßen verfahren:

Abrechnung mit Papierformular

Das Papier-Abrechnungsformular kann im MS-Word97-Format als Download abgerufen werden. Auf diesem Papierformular sind die Kinder anonymisiert aufzulisten und monatsweise deren Buchungsstatus anzugeben. In einem zweiten Schritt sind die Zahl der Monate mit den Zeit- und Gewichtungsfaktoren Kind für Kind zu multiplizieren. Aus dem addierten Gesamtergebnis, multipliziert mit dem Basiswert auf Monatsbasis ergibt sich die zu beantragende Zuschusssumme.

Abrechnung mit MS-Excel-Datei

Für alle Seiten wesentlich einfacher handzuhaben ist eine Abrechnungsdatei im MS-Excel97-Format, die ebenfalls hier abgerufen werden kann. Auch hier sind die Kinder anonymisiert aufzulisten und monatlich ihre Zeit- und Gewichtungsfaktoren zu kennzeichnen.

(Download der Original-Excel97-Datei durch Klick auf die Abbildung)

In der Datei, in die auch noch die Arbeitszeiten des Personals einzutragen sind, wird eine Reihe von Analysedaten monatsweise und im Jahresdurchschnitt automatisch berechnet:

Schließlich kann aus dieser Datei ein Antrag direkt ausgedruckt, unterschrieben und der Bewilligungsstelle zusammen mit der Datei zugeleitet werden.

PC-gestützte Abrechnung flächendeckend empfehlenswert

Das PC-gestützte Abrechnungsverfahren wurde bereits im ersten Modelljahr vom weitaus größten Teil der Träger eingesetzt und funktionierte so gut, dass wir es in modifizierter Form für eine bayernweite Einführung empfehlen. Hierzu sind allerdings Änderungen an der Datei vorzunehmen, vor allem um deren beim E-Mail-Versand unhandlichen Speicherumfang (momentan 4,5 MB) stark zu reduzieren.

Belegungs- und Einnahme-Controlling

Über die Abrechnung hinaus nutzten viele Träger und Einrichtungsleitungen die Datei zur laufenden Kontrolle ihrer Belegungs- und Einnahmensituation.

Es empfiehlt sich, die Abrechnungsdatei mit einer Kita-Verwaltungssoftware zu koppeln, so dass die Abrechnung nicht mehr als gesonderter Arbeitsschritt in Erscheinung tritt, sondern durch die laufende Eingabe der Grunddaten nebenbei erledigt wird. Einige Modelleinrichtungen praktizierten dies mit der Verwaltungs- und Dokumentationssoftware "kitabuch" des ISKA.

Prüfung

Die summarische Meldung der Buchungs-/Nutzungszeiten beinhaltet einen Vertrauensvorschuss an die Einrichtungen. Das Verfahren ist sehr sensibel: Aufgrund einer Vereinbarung zwischen einer Familie und der Einrichtung, zahlen Dritte (Staat und Kommune). Das Verfahren muss prüfbar sein und Rechnungsprüfungsgrundsätzen standhalten.

Nach einem Zufallsverfahren sollte jährlich eine noch festzulegende Zahl von Einrichtungen eines Landkreises bzw. einer kreisfreien Stadt einer Überprüfung unterzogen werden, bei der die einrichtungsinternen Belege mit den summarischen Meldungen abgeglichen werden.

Aktualisiert am 27.05.2004 - Startseite           ▲ nach oben